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Nach Aufgabe · Niveau einsteiger

E-Mails mit KI schreiben: Gmail, Outlook und ChatGPT

So entwerfen und verbessern Sie E-Mails mit „Schreibhilfe“ in Gmail, Copilot in Outlook oder einem kostenlosen Chatbot – welches Abo nötig ist und was Sie vor dem Senden prüfen.

Von Redaktion von Cognenza · Aktualisiert am · 3 Min. Lesezeit · Mit Quellenangaben

E-Mails schreiben gehört zu den Aufgaben, bei denen KI am meisten Zeit spart: Aus vier Stichpunkten wird eine klare Nachricht, eine heikle Antwort wird freundlicher. Je nach Ausstattung gibt es drei Wege.

Weg 1: Gmail mit „Schreibhilfe“ (Help me write)

Laut offizieller Gmail-Hilfe gibt es die Funktion:

  • Mit einem berechtigten Google-Workspace- oder Google-AI-Abo: weltweit, in mehreren Sprachen.
  • Mit einem privaten Konto ohne Abo: nur in den USA.

Mit einem normalen, kostenlosen Gmail-Konto in Europa haben Sie sie also nicht. Mit Abo:

  1. Am Computer auf Schreiben klicken (oder auf eine Mail antworten).
  2. In der Eingabeleiste unten den Wunsch eintippen. Falls sie fehlt: auf Schreibhilfe klicken.
  3. Erstellen wählen. Danach Optionen wie Förmlicher oder Kürzen nutzen oder z. B. „Erwähne, dass Freitag die Frist ist“ eingeben.

Google weist darauf hin, dass die Funktion Details aus anderen Mails und Drive-Dateien nutzt; unter Quellen sehen Sie welche.

Weg 2: Outlook mit Copilot

Laut Microsoft-Hilfe wählen Sie im neuen Outlook Mit Copilot entwerfen, geben Ihre Anfrage ein und klicken auf Generieren. Dann Ton und Länge anpassen und Beibehalten. Mobil gibt es zusätzlich Coaching durch Copilot für eigene Texte ab 100 Zeichen. Fehlt die Funktion, liegt es an der Lizenz – im Betrieb die IT fragen.

Weg 3: ein beliebiger kostenloser Chatbot

Nutzen Sie den Prompt dieser Seite in ChatGPT, Gemini oder Copilot, kopieren Sie das Ergebnis und fügen Sie es in Ihr Mailprogramm ein.

Vor dem Klick auf Senden

  • Jede Angabe prüfen. OpenAI räumt ein, dass seine Modelle Fakten und Daten selbstsicher erfinden können (mehr zu Halluzinationen).
  • Personendaten entfernen, bevor Sie fremde Mails in einen Chatbot kopieren (was nicht hineingehört).
  • Eigene Stimme behalten: Sätze ändern, die Sie nie sagen würden.

Vorlage zum Kopieren: Freundlich Nein sagen

Häufige Fragen

Ist die Gmail-Schreibhilfe kostenlos?

Laut offizieller Gmail-Hilfe ist sie mit einem privaten Konto nur in den USA verfügbar; anderswo brauchen Sie ein berechtigtes Google-Workspace- oder Google-AI-Abo.

Und ohne Bezahl-Abo?

Entwerfen Sie die Mail in einem kostenlosen Chatbot (ChatGPT, Gemini, Copilot) und kopieren Sie sie in Ihr Postfach. Ergebnis immer prüfen.

Darf ich eine Kunden-Mail in einen Chatbot kopieren?

Entfernen Sie vorher Namen, Ausweisnummern, Telefonnummern und Bankdaten. Siehe: Daten, die nicht in Chatbots gehören.

Glossar · Nach Aufgabe

Weiterlesen

Quellen

Offizielle Quellen sind in ihrer Originalsprache verlinkt.

  1. Redactar borradores de correos con Gemini en Gmail — Google
  2. Crear un borrador de un mensaje de correo electrónico con Copilot en Outlook — Microsoft
  3. Does ChatGPT tell the truth? — OpenAI

Änderungsverlauf

  • : Erstveröffentlichung mit der an diesem Tag abgerufenen offiziellen Gmail- und Outlook-Hilfe.

Informationsinhalt, erstellt mithilfe von KI-Tools mit angegebenen Quellen. Er ersetzt keine fachliche Beratung. Tools ändern sich schnell: Wenn dir etwas Veraltetes auffällt, schreib uns an contacto@cognenza.com. So arbeiten wir.