Formelle E-Mail aus Notizen
Verwende nie echte personenbezogene Daten. Falls nötig, schick sie vorher durch den Datenbereiniger.
Mach aus diesen Notizen eine formelle E-Mail an [allgemeiner Empfänger]. Höchstens 150 Wörter, freundlicher Ton und eine klare Bitte am Ende: [Notizen ohne personenbezogene Daten]
Welches Ergebnis du erwarten kannst
Ein Entwurf, den du in unter einer Minute prüfen kannst. Lies ihn ganz, passe den Ton an und prüfe Fakten und Daten vor dem Senden.
Beispiel
Notizen: „Meeting auf Donnerstag verschoben; überarbeitetes Angebot senden; Teilnahme bestätigen“. Ergebnis: eine E-Mail mit 4–5 Sätzen, Gruß, beiden Punkten und der Bitte um Bestätigung am Ende.
Nützliche Varianten
- Ergänze „auf Englisch“ für Kunden im Ausland.
- Bitte um „zwei Versionen: eine herzliche, eine direktere“.
Häufige Fehler
- Echte Namen, Telefonnummern oder E-Mails in die Notizen kopieren.
- Ungelesen senden: Manchmal erfindet sie Zusagen.
So holst du mehr heraus
- Füge den Prompt unverändert ein und ersetze nur, was in [Klammern] steht.
- Passt die Antwort nicht, fang nicht neu an: bitte um „kürzer“, „förmlicher“ oder „als Tabelle“.
- Prüfe das Ergebnis immer: KI kann Fakten, Daten oder Namen falsch angeben.
Vor dem Einfügen: kurze Checkliste
- Entfernen Sie Kundennamen, Beträge und interne Daten vor dem Einfügen.
- Sagen Sie, an wen sich der Text richtet und welchen Ton Sie möchten.
- Verlangen Sie eine feste Länge: „höchstens 120 Wörter“ oder „drei Punkte“.
- Lesen Sie das Ergebnis laut vor und ändern Sie, was Sie so nicht sagen würden.
So passen Sie es an Ihren Assistenten an
Die Vorlage funktioniert in ChatGPT, Gemini, Copilot oder Claude gleich, weil sie nur normale Sprache verwendet. Wenn Ihr Assistent feste Anweisungen unterstützt (benutzerdefinierte Anweisungen, Gems oder Projekte), können Sie dort Ton und Format speichern und nur den variablen Teil einfügen. In einer kostenlosen Version teilen Sie lange Anfragen besser in zwei oder drei kürzere Nachrichten auf. Speichern Sie gelungene Fassungen in Ihren Notizen, damit Sie sie beim nächsten Mal direkt wiederverwenden können.
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