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Nach Beruf · Niveau einsteiger

KI für Bürokräfte: E-Mails, Protokolle und Tabellen ohne Risiko

Praktische KI-Anwendungen im Büro: E-Mails mit Copilot oder Gmail, Besprechungsprotokolle, Excel-Formeln und welche Daten nie in einen Chatbot gehören.

Von Redaktion von Cognenza · Aktualisiert am · 2 Min. Lesezeit · Mit Quellenangaben

Büroarbeit steckt voller Aufgaben, die KI gut erledigt: formulieren, zusammenfassen, ordnen, Formeln erklären. Entscheidend ist, sie als Assistenz zu nutzen – mit den Tools, die Ihre Firma erlaubt, und ohne Daten, die nicht hinausdürfen.

4 Aufgaben, bei denen Sie ab heute Zeit sparen

  1. E-Mails. Antworten an Lieferanten, Zahlungserinnerungen, höfliche Reklamationen. In Outlook Mit Copilot entwerfen, wenn die Lizenz es enthält (Microsoft-Hilfe); in Gmail die Schreibhilfe mit Workspace- oder Google-AI-Abo (Gmail-Hilfe). Ausführlich: E-Mails mit KI.
  2. Protokolle. Notizen (ohne unnötige Personendaten) einfügen und den Prompt dieser Seite nutzen.
  3. Tabellen. Formeln erklären oder vorschlagen lassen (XVERWEIS, SUMMEWENNS, Pivot-Tabellen). Siehe Excel mit Copilot.
  4. Vorlagen und Abläufe. Einen Prozess, den nur Sie kennen, als Schrittliste für Kollegen aufschreiben.

Was Sie lassen sollten

  • Keine Ausweisnummern, Gehaltsabrechnungen, Gesundheitsdaten, Bankverbindungen oder Kundendaten in einen privaten Chatbot (was nicht hineingehört).
  • Zahlen und Daten nicht ungeprüft übernehmen (Halluzinationen).
  • Nichts versenden, das Sie nicht ganz gelesen haben. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Wenn Ihre Firma keine KI freigegeben hat

Schlagen Sie einen kleinen Einsatz ohne Personendaten vor und fragen Sie Vorgesetzte oder Datenschutzbeauftragte, bevor Sie anderes nutzen.

Häufige Fragen

Darf ich mein privates ChatGPT für Arbeitsdokumente nutzen?

Prüfen Sie zuerst die Firmenrichtlinie. Bei Kunden- oder Mitarbeiterdaten nur freigegebene Tools nutzen und Personendaten entfernen.

Ist Copilot in Outlook in Microsoft 365 enthalten?

Das hängt von der Lizenz ab. Laut Microsoft-Hilfe wenden Sie sich bei fehlendem Zugriff an Ihre IT.

Und die Gmail-Schreibhilfe?

Außerhalb der USA braucht sie ein berechtigtes Google-Workspace- oder Google-AI-Abo.

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Quellen

Offizielle Quellen sind in ihrer Originalsprache verlinkt.

  1. Crear un borrador de un mensaje de correo electrónico con Copilot en Outlook — Microsoft
  2. Redactar borradores de correos con Gemini en Gmail — Google
  3. Does ChatGPT tell the truth? — OpenAI

Änderungsverlauf

  • : Erstveröffentlichung mit der an diesem Tag abgerufenen offiziellen Hilfe von Microsoft, Google und OpenAI.

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