Resposta empàtica a un client molest
Estructura professional: rol, context, objectiu, dades, passos, format, criteris i autorevisió. Pensat per obtenir millors resultats, no resultats garantits: revisa sempre la resposta.
No posis mai dades personals reals. Si te’n calen, passa-les abans pel netejador de dades.
## Rol Actua com un agent sènior d'atenció al client. ## Context He de respondre a un client que té un problema amb el nostre producte o servei. ## Objectiu Redactar una resposta que resolgui o encarrili el problema i deixi el client ben atès. ## Dades (omple el que hi ha entre claudàtors) - [missatge del client, sense dades personals] - [política aplicable: devolucions, garantia, terminis] - [solucions possibles] - [canal: correu, xat o xarxes] ## Instruccions pas a pas 1. Identifica la necessitat real i el nivell d'urgència. 2. Comença reconeixent el problema amb una frase personalitzada. 3. Explica la solució o els següents passos en una llista. 4. Tanca amb termini i forma de contacte. ## Format de sortida Resposta adaptada al canal i una nota interna amb el que cal registrar. ## Criteris de qualitat - Compleix la política indicada. - No fa servir frases de plantilla buides. - El client sap exactament què passarà i quan. ## Autorevisió Abans de respondre, comprova cada criteri de qualitat. Si falta informació, pregunta’m en lloc d’inventar-la i, al final, indica què has suposat.
Objectiu
Redactar una resposta que resolgui o encarrili el problema i deixi el client ben atès.
Quan fer-lo servir
Aquest prompt és ideal per gestionar crisis puntuals on el client se sent frustrat o ignorat, transformant una queixa en una oportunitat de fidelització. Funciona millor en situacions on la política de l'empresa permet certa flexibilitat operativa. No és aconsellable utilitzar-lo per a consultes tècniques rutinàries, preguntes freqüents simples o quan el problema requereix una intervenció legal complexa, ja que la seva naturalesa és emocional i resolutiva, no estrictament normativa o tècnica.
Exemple real: dades d’entrada (fictícies)
Exemple real: resposta completa
Variants
Versió ràpida
Afegeix la següent instrucció: 'Sigues extremadament breu i directe. Elimina qualsevol salutació o tancament innecessari. Ves directament al punt, presenta la solució i el següent pas en màxim tres frases curtes. Mantén el to professional però sense floritures'.
To molt formal
Afegeix la següent instrucció: 'Adapta el to a un registre corporatiu i molt formal. Utilitza fórmules de cortesia més elegants i estructures gramaticals complexes. Assegura't que el llenguatge transmeti una serietat absoluta i un respecte institucional, ideal per a clients de perfil corporatiu o relacions institucionals'.
Situació de devolució
Afegeix la següent instrucció: 'Adapta el prompt per a un escenari on el client vol retornar el producte per disconformitat. Focalitza el missatge en facilitar el procés de logística inversa, validant la seva insatisfacció sense qüestionar el motiu i oferint una solució ràpida de reemborsament o canvi'.
Errors habituals
- Prometre reemborsaments que la política no autoritza.
- Enganxar dades de la comanda o del client al xat d'IA.
- No utilitzar el nom del client a la salutació inicial. Com evitar-ho: Personalitza sempre el missatge des del primer segon; un nom propi canvia la percepció d'automatisme.
- Donar explicacions tècniques massa llargues sobre el problema intern. Com evitar-ho: El client vol solucions, no excuses. Explica el problema breument i dedica més espai a la resolució.
- Ignorar la càrrega emocional del missatge original. Com evitar-ho: Valida sempre el sentiment del client primer (ex: 'entenc la teva frustració') abans de passar als fets.
- Acabar amb frases genèriques com 'quedi atent'. Com evitar-ho: Tanca amb una crida a l'acció clara i específica sobre què passarà exactament a continuació i quan.
Guia relacionada
- IA a l’atenció al client: respostes ràpides, persona disponible
- IA per al petit comerç: productes, fotos i atenció al client
- Preguntes freqüents de clients
Consells generals i per assistent
Consells per assistent
- ChatGPT: desa el rol i el format en un projecte o a les instruccions personalitzades per no repetir-los.
- Gemini: desa aquest prompt com un Gem per reutilitzar-lo omplint només les dades.
Com treure’n profit
- Enganxa el prompt tal qual i substitueix només el que hi ha entre [claudàtors].
- Si la resposta no encaixa, no tornis a començar: demana «més curt», «més formal» o «en taula».
- Revisa sempre el resultat: la IA es pot equivocar amb dades, dates o noms.
Abans d’enganxar-lo: llista ràpida
- No enganxis dades reals de clients ni factures completes.
- Descriu el teu negoci en una frase: ofici, tipus de client i zona.
- Demana buits entre [claudàtors] per omplir-los tu amb dades reals.
- Comprova qualsevol obligació fiscal o legal al web oficial corresponent.
Com adaptar-lo al teu assistent
La plantilla funciona igual a ChatGPT, Gemini, Copilot o Claude perquè només fa servir llenguatge normal. Si el teu assistent permet instruccions fixes (instruccions personalitzades, Gems o projectes), pots desar-hi el to i el format que prefereixes i enganxar només la part variable. Amb una versió gratuïta, divideix les peticions llargues en dos o tres missatges més curts.
Veure tots els prompts de negoci